Configurar a conta
Perfil, agentes, times, configurações gerais e envio de e-mails (SMTP).
Adicionando Agentes
Fluxo em quatro etapas para adicionar um agente: abrir Configurações → Agentes, preencher nome, e-mail e função, confirmar em Adicionar agente e o agente aceitar o e-mail de convite definindo uma senha. Um Agente é um membro da sua equipe de atendimento no Chatwoot. Os agentes podem visualizar e responder às mensagens dos seus clientes. Para adicionar agentes à sua conta, acesse Configurações → Agentes. Você será direcionado para a página de gerenciamento de agentes. Seu próprio nome aparece na lista por padrão como Administrador. Os administradores têm acesso total aos recursos habilitados para a conta, incluindo as configurações. Funções disponíveis - Administrador — acesso total à conta, incluindo todas as configurações, caixas de entrada e agentes. - Agente — atende as conversas atribuídas a ele, sem acesso às configurações da conta. Como adicionar um agente Passo 1. Em Configurações → Agentes, clique no botão Adicionar agente, no canto superior direito. página Configurações → Agentes da conta Acme, com o botão "Adicionar agente" em destaque Passo 2. Uma janela será aberta para você informar os dados do agente: nome, e-mail e função (Administrador ou Agente). Passo 3. Clique em Adicionar agente para confirmar. Uma mensagem de confirmação será exibida e o agente passará a aparecer na sua lista de agentes. O novo agente receberá um e-mail de convite no endereço informado. Ele precisa abrir esse e-mail, confirmar o convite e definir uma senha para ativar o acesso. Até confirmar, o agente aparece na lista como pendente e ainda não consegue entrar na conta. Estados de disponibilidade Depois de ativo, cada agente controla o próprio estado de disponibilidade, que indica se ele está apto a receber conversas: - Online — disponível para atender. - Ocupado — conectado, mas sinalizando que não deve receber novas conversas. - Offline — indisponível. O estado é definido pelo próprio agente e não faz parte do formulário de cadastro. Como modificar ou excluir um agente Passo 1. Abra a lista em Configurações → Agentes e localize o agente desejado. Use o botão Editar (ícone de lápis) para alterar os dados ou o botão de excluir (ícone vermelho) para remover o agente. Passo 2. Ao editar, um modal será exibido com as informações preenchidas. Você pode alterar o nome e a função do agente. Clique em Editar agente para salvar ou em Cancelar para descartar as alterações.
Adicionando caixas de entrada
Fluxo em quatro etapas para adicionar uma caixa de entrada: abrir Configurações → Caixas de Entrada, escolher o canal, seguir as etapas de configuração e conectar o WhatsApp Web escaneando o QR Code. Uma caixa de entrada é uma instância de canal: é ela que conecta um canal de atendimento — como o WhatsApp, o chat do seu site ou suas contas de redes sociais — ao Chatwoot. Cada caixa de entrada concentra, em um só lugar, todas as conversas que chegam por aquele canal, para que sua equipe atenda tudo a partir do painel. Você pode conectar vários canais, dentro do limite do seu plano: até 3 caixas no Empreendedor, até 15 no Profissional e sem um limite público fixo no Empresarial. A seguir, veja os canais suportados e como adicionar uma caixa de entrada. Canais suportados Ao criar uma caixa de entrada, você escolhe o canal que quer conectar. A disponibilidade de cada opção depende do seu plano; o seletor do painel mostra os canais liberados para a conta. - WhatsApp Web — o canal principal da plataforma. Você conecta escaneando um QR Code com o seu celular, sem precisar de credenciais do Meta Business. - Chat no site — o widget de conversa que fica no seu site para falar com os visitantes. - E-mail — transforme uma caixa de e-mail de suporte em conversas dentro do Chatwoot. - Instagram — atenda as mensagens diretas da sua conta do Instagram. - Facebook — conecte a página do Facebook para responder às mensagens do Messenger. - Telegram — conecte um bot do Telegram para atender por lá. - LINE — conecte uma conta do LINE para receber e responder mensagens. - SMS — receba e responda mensagens de texto. - API — crie um canal personalizado e integre qualquer aplicação por meio da API. Tela de seleção de canais mostrando WhatsApp Web, chat no site, e-mail, Instagram, Facebook, Telegram, LINE, SMS e API. Como adicionar uma caixa de entrada Você pode adicionar uma caixa de entrada de duas formas. I. Pela tela de integração Logo após criar a conta, a tela de integração oferece a opção de conectar sua primeira caixa de entrada. Clique em Adicionar caixa de entrada para começar. II. Por Configurações → Caixas de Entrada No painel do Chatwoot, acesse Configurações → Caixas de Entrada e clique em Adicionar caixa de entrada, no canto superior direito da página. Em seguida, escolha o canal desejado e siga as etapas de configuração daquele canal. Próximas etapas Veja o passo a passo detalhado para configurar cada canal: - Conectar o WhatsApp Web (QR Code) - Canal do site - Canal de e-mail - Canal de mensagens do Facebook - Canal do Telegram - Canal SMS - Conecte um canal usando API
Atualizando as configurações gerais da conta
Visão geral das configurações gerais da conta, acessíveis apenas por administradores: nome da conta, idioma padrão do painel e ID da conta somente leitura. As configurações da conta permitem que um administrador defina as informações de nível mais alto da sua conta no Chatwoot — como o nome exibido e o idioma padrão do painel. Quem pode acessar: apenas administradores. Agentes não visualizam nem editam esta página. Para abrir, acesse Configurações → Configurações da conta. Configurações gerais Os campos abaixo são salvos juntos ao clicar em Atualizar configurações, no final da página. 1. Nome da conta Nome de exibição da sua conta. Ele aparece no seletor de contas e nas transcrições enviadas por e-mail. Por exemplo: Acme Ltda. 2. Idioma do site Idioma padrão do painel. Escolha a opção desejada no menu suspenso; o painel e as conversas passam a ser exibidos no idioma selecionado. Cada usuário pode definir um idioma diferente nas suas configurações de perfil. Clique em Atualizar configurações, no final da página, e aguarde a mensagem de confirmação para garantir que os dados foram salvos. ID da conta Mostra o identificador numérico único da sua conta, em formato somente leitura. Você precisa dele sempre que for criar uma integração com a API de aplicação do Chatwoot. Clique sobre o código para copiá-lo. Próximo: Adicionando agentes
Adicionando times
Fluxo em quatro etapas para criar um time: abrir Configurações → Times e criar novo time, definir nome e descrição com atribuição automática, adicionar os agentes membros e finalizar. Os times permitem organizar seus agentes em grupos de acordo com suas responsabilidades — por exemplo, Vendas, Suporte ou Financeiro. Um mesmo agente pode fazer parte de vários times, e você pode atribuir uma conversa a um time inteiro quando o atendimento é feito de forma colaborativa. Permissões: apenas Administradores podem criar, editar ou excluir times. Os agentes podem ver e selecionar os times da conta, mas não gerenciam a lista. Como criar um time Passo 1. Vá em Configurações → Times → Criar novo time. tela Configurações → Times com o botão "Criar novo time" em destaque Passo 2. Dê um nome e uma descrição ao time. Os campos são descritos a seguir: Nome do time Informe um nome para o time. Por exemplo: Vendas, Suporte, Engenharia. Descrição do time Escreva uma breve descrição sobre o time. Por exemplo: Time responsável por resolver dúvidas relacionadas às vendas dos produtos. Permitir atribuição automática de conversas para este time Marque esta caixa se quiser que as conversas atribuídas a este time sejam distribuídas automaticamente entre os agentes do time. Se ela ficar desmarcada, as conversas atribuídas ao time permanecerão sem um agente responsável até que alguém as pegue manualmente. Clique em Criar time. Passo 3. Adicione agentes ao time. Selecione os agentes que devem fazer parte do time. A associação define quais agentes ficam disponíveis para a atribuição automática das conversas encaminhadas ao time. As notificações continuam dependendo da atribuição da conversa, do acesso à caixa de entrada e das preferências de cada agente; participar do time, por si só, não garante uma notificação. Clique em Adicionar agentes. Passo 4. Clique em Finalizar. Pronto — o novo time aparecerá na sua lista de times. Atribuição automática Quando a atribuição automática está ativada no time, as conversas encaminhadas a ele são distribuídas automaticamente entre os agentes que estão Online, equilibrando a carga de atendimento. Se a atribuição automática estiver desativada, a conversa fica associada ao time, mas continua sem agente responsável até que um deles a assuma. Como encaminhar uma conversa para um time Você pode direcionar uma conversa a um time diretamente pelo painel de detalhes da conversa: abra a conversa, localize o campo Times no painel lateral e selecione o time desejado. A conversa passa a aparecer para os agentes daquele time e, se a atribuição automática estiver ativada, um agente é escolhido automaticamente. Como editar ou excluir um time Passo 1. Abra a lista de times em Configurações → Times. Localize o time que deseja alterar. Clique no ícone de lápis para editá-lo ou no ícone de exclusão para removê-lo. Passo 2. Edite as informações do time. Ao editar, você percorre as mesmas telas usadas na criação do time. Ajuste o nome, a descrição, a atribuição automática e os agentes conforme necessário e clique em Atualizar. Para descartar as alterações, use o botão Voltar no canto superior esquerdo da tela.
Personalizando seu perfil pessoal
Visão geral das opções do perfil pessoal: perfil e avatar, idioma e disponibilidade, assinatura e tecla de envio, senha e token de acesso à API, e preferências de notificação. A página de Configurações do perfil é onde você personaliza o Chatwoot para você mesmo — seu nome e avatar, o idioma do painel, a forma de enviar mensagens, sua assinatura, sua senha, suas notificações e o seu token de acesso à API. Tudo o que você ajusta aqui vale apenas para você: nada nesta página altera a experiência dos seus colegas de equipe. Para abrir, clique no seu avatar no canto inferior esquerdo do painel e escolha Configurações do perfil. menu do avatar no canto inferior esquerdo com a opção Configurações do perfil Atualize seu perfil As informações desta seção aparecem no painel, no chat do site e nas comunicações externas com seus clientes. 1. Imagem de perfil Envie uma foto sua. Prefira uma foto nítida em que seu rosto apareça bem — é o avatar que os clientes veem nas suas respostas. 2. Nome completo Seu nome real. É usado nos e-mails e em algumas referências internas. Por exemplo: Maria Oliveira. 3. Nome de exibição O nome que aparece para os clientes nas conversas. Muitos agentes usam apenas o primeiro nome aqui (por exemplo, Maria), mesmo tendo um nome completo mais formal. Se você deixar em branco, o nome completo será usado. 4. Endereço de e-mail É o endereço com o qual você faz login e recebe notificações. Observação: ao alterar seu e-mail, o sistema encerra sua sessão. Você precisará entrar novamente com o e-mail e a senha atualizados. Em algumas instalações o campo de e-mail fica bloqueado (quando o administrador desativa a edição do perfil pelo usuário) — se você não conseguir editá-lo, é por isso. Clique em Atualizar perfil para salvar as alterações. Se tudo der certo, você verá uma mensagem de sucesso. Idioma da interface Você pode escolher o idioma em que o painel do Chatwoot é exibido. Selecione o idioma desejado nas suas configurações de perfil; a mudança passa a valer para toda a sua interface. Essa preferência afeta apenas o seu painel. Estados de disponibilidade Sua disponibilidade indica aos colegas se você está apto a atender conversas e influencia a atribuição automática. Há três estados: - Online — você está disponível e pode receber novas conversas. - Ocupado — você está conectado, mas sinaliza que não deve receber novas atribuições no momento. - Offline — você não está atendendo. Ajuste seu estado a partir do menu do seu perfil, no canto inferior esquerdo do painel. Assinatura de mensagem A assinatura é um texto adicionado ao final das mensagens que você envia, útil para identificar quem está atendendo e padronizar o encerramento. Defina o conteúdo da sua assinatura pessoal nas configurações de perfil; ela pode ser aplicada às respostas enviadas nos seus canais de atendimento. Definir ou redefinir sua senha Como medida de segurança, você precisa informar a senha atual para trocá-la por uma nova. Se esqueceu a senha antiga, saia do sistema e use a opção de redefinição de senha na tela de login. A senha deve conter pelo menos uma letra maiúscula (A–Z), uma letra minúscula (a–z), um número (0–9) e um caractere especial (!@#$%^&*()_+-=[]{}|'"/.,<>:;?~^). Escolha como enviar mensagens Ajuste sua preferência de tecla de atalho para o envio de mensagens. Você pode optar por enviar com Enter ou com Cmd/Ctrl+Enter. Token de acesso (API) Seu token de acesso pessoal autentica chamadas à API de Aplicação feitas na perspectiva do seu usuário. Copie o token exibido nas configurações de perfil e utilize-o nessas requisições. Trate-o como uma senha: mantenha-o em segredo e não o compartilhe, pois ele concede as mesmas permissões de API disponíveis para o seu usuário. Defina as preferências de notificação Você recebe três tipos de notificação do Chatwoot — notificações de áudio, por e-mail e push. Revise as configurações de notificação e marque as opções conforme a sua preferência. Próximo: Atualizando suas configurações gerais
Como configurar SMTP do Google ou SendGrid
Fluxo para configurar o SMTP de uma caixa de e-mail: preparar a conta no Google ou SendGrid, abrir a configuração da caixa de entrada, ativar SMTP, preencher servidor e credenciais e enviar uma resposta de teste. Use uma configuração SMTP própria quando quiser que as respostas de uma caixa de entrada de e-mail saiam pelo seu domínio ou provedor. Este ajuste é feito no painel, dentro da caixa de entrada — você não precisa alterar variáveis de ambiente nem reiniciar a plataforma. Este guia configura o envio das conversas da sua caixa de e-mail. Os e-mails gerais da plataforma, como convites e recuperação de senha, são administrados pelo serviço ChatWoot BR. Antes de começar Você precisa: - ser Administrador da conta; - ter uma caixa de entrada de E-mail já criada; - possuir as credenciais SMTP do provedor; - confirmar que o endereço usado como remetente está autorizado no provedor. Se ainda não criou o canal, comece por Como configurar um canal de e-mail. Abrir a configuração SMTP 1. Vá para Configurações → Caixas de Entrada. 2. Abra a caixa de entrada de e-mail que será configurada. 3. Na aba Configuração, localize a seção SMTP. 4. Marque Ativar a configuração SMTP para esta caixa de entrada. 5. Preencha os campos do provedor e clique em Atualizar configurações de SMTP. Usar Gmail ou Google Workspace O Google exige uma senha de app para este tipo de conexão. A conta precisa ter a verificação em duas etapas ativada; a senha normal da conta não deve ser usada. Consulte também a orientação oficial do Google sobre senhas de app. Preencha: | Campo no Chatwoot | Valor para Google | | --- | --- | | Endereço | smtp.gmail.com | | Porta | 587 | | Entrar | seu endereço de e-mail completo | | Senha | a senha de app de 16 caracteres | | Domínio | o domínio depois de @ — por exemplo, gmail.com ou suaempresa.com.br | | Criptografia | STARTTLS | | Autenticação | login | Para gerar a senha de app: 1. Abra a área Segurança da sua Conta Google. 2. Ative a Verificação em duas etapas, se ainda estiver desligada. 3. Abra Senhas de app, crie uma senha para o Chatwoot e copie o código exibido. 4. Cole esse código no campo Senha da configuração SMTP. O Google mostra cada senha de app apenas no momento da criação. Se você perdê-la ou revogá-la, gere outra. Usar SendGrid Antes de conectar, autentique seu domínio de envio no SendGrid e crie uma chave de API com a permissão necessária para enviar e-mails. Crie e gerencie as chaves na área API Keys do painel do SendGrid. Preencha: | Campo no Chatwoot | Valor para SendGrid | | --- | --- | | Endereço | smtp.sendgrid.net | | Porta | 587 | | Entrar | apikey — exatamente essa palavra | | Senha | sua chave de API do SendGrid | | Domínio | o domínio de envio autenticado no SendGrid | | Criptografia | STARTTLS | | Autenticação | login | Não envie a chave de API por mensagem nem a reutilize em outros sistemas. Se houver suspeita de exposição, revogue-a no SendGrid e crie outra. Testar o envio 1. Salve a configuração SMTP. 2. Abra uma conversa da mesma caixa de entrada de e-mail. 3. Envie uma resposta para um endereço que você consiga consultar. 4. Confirme o recebimento e verifique se o remetente e o domínio estão corretos. Se o teste falhar, confira: - Autenticação: usuário e senha de app ou chave de API corretos. - Conexão: endereço smtp.gmail.com ou smtp.sendgrid.net, porta 587 e STARTTLS. - Remetente: endereço e domínio autorizados pelo provedor. - Google: verificação em duas etapas ativa e senha de app ainda válida. - SendGrid: domínio autenticado e chave com permissão de envio. Depois de corrigir os dados, salve novamente e repita o teste na conversa.